Alquiler, Venta y Mantenimiento de equipos de impresión B/N  y Color

Desde Autogestión Informática realizamos un estudio de costes y necesidades, proponiendo el sistema de impresión que mejor se adapta a las necesidades del cliente. Diseñando un sistema que les garantice el máximo rendimiento con unos costes óptimos.

 

Modelo de impresión centralizada

Hasta hace unos años había una tendencia hasta la impresión centralizada en las empresas. El objetivo era evitar el sobrecoste ocasionado por la compra y mantenimiento de varios equipos. Reduciendo así mismo los costes indirectos derivados tales como consumo eléctrico, espacio o gestión centralizando todos los recursos en un solo dispositivo. En estos casos es recomendable la utilización de buzones de usuario e impresión con códigos PIN para garantizar la confidencialidad y evitar la pérdida de información.

Sin embargo este modelo de gestión de impresión generaba una serie de problemas: dependencia absoluta de un solo equipo, colas de espera para imprimir, desplazamientos desde su puesto de trabajo e impresiones que se quedan olvidadas en el equipo y que no se llegan a recoger. 

Modelo de impresión distribuida

A la inversa del modelo anterior, consiste en la instalación de varios equipos de impresión más pequeños en diversos puntos de una o varias oficinas -hoy en día incluiríamos en la definición “viviendas” al hablar de esas ubicaciones-, gestionados por un solo Sistema. Este modelo, que gozaba últimamente de gran aceptación, se ha visto sustancialmente incrementado tras el estado de alarma provocado por la pandemia del COVID-19.

Este modelo ofrece las siguientes ventajas:

• Distanciamiento de seguridad. La descentralización de la impresión contribuye claramente a evitar la concentración de personal laboral, alineándose con los requerimientos sanitarios exigidos.
• Cada Departamento tiene diferentes necesidades de impresión. Un sistema centralizado no tiene tan en cuenta los requisitos específicos de cada trabajo de impresión, ni su prioridad.
• Los ritmos de trabajo son diferentes por Departamento. Puede ser que un Departamento imprima a primera hora albaranes, a última de la mañana facturas y por la tarde pedidos, con lo que cualquier otro Departamento que imprima en esas franjas horarias generaría fácilmente colas de impresión.
• La Impresión Distribuida estaría muy alineada con la ergonomía, pues la proximidad con los equipos evitaría al máximo movimientos, posturas y desplazamientos innecesarios de los empleados para acceder a las impresiones, así como la accesibilidad a personas con dificultades de movilidad.
• Reducción de tiempos de espera. La eliminación de colas de impresión reduciría esperas e incrementaría la productividad.
• Privacidad. La regulación es hoy más estricta que nunca con la filtración de datos sensibles. Ejemplos de estos entornos serían los de los altos directivos, recursos humanos y asuntos legales, así como el personal que trabaja de cara al público como docentes, médicos, enfermeros y minoristas, que no pueden desatender a los clientes, los pacientes o los alumnos mientras van a recoger un documento a la impresora.
• Incremento de los índices de satisfacción y tranquilidad de la plantilla. Disponer de un equipo de impresión “asignado” ayuda al personal laboral a gestionar sus propias urgencias y prioridades, al mismo tiempo que no depende de las colas de impresión, prioridades e incidencias del resto de Departamentos.
• Ahorro de papel. El trabajo de impresión queda a la vista del usuario, con lo que se evitan impresiones abandonadas sobre el equipo departamental, que en ocasiones pierden su utilidad con el paso de las horas.
• Accesibilidad. No en el sentido físico, sino que los trabajadores comprenden mejor un equipo pequeño que uno grande, centralizado, y para el que se requiere habitualmente conocimientos TIC.
• Da respuesta a la tendencia hacia una mayor autonomía por Departamento. Con el distanciamiento social cada Departamento, aunque igualmente relacionado con el resto de la empresa, se ha vuelto una célula más cerrada y especializada, con lo que se evita depender de recursos compartidos o de otro Departamento.
• Flexibilidad: La red de impresoras distribuidas permite adaptarse mejor a la arquitectura y distribución espacial y geográfica de la empresa, así como a cambios futuros en las ubicaciones de los puestos de trabajo.
• Interrupciones aisladas. Si se avería un equipo centralizado, un alto porcentaje de la impresión de la empresa se paraliza. Con la impresión distribuida se reducen claramente los tiempos de inactividad. Igualmente, si surge una incidencia con un equipo descentralizado, siempre es más fácil sustituirlo, incluso a nivel de usuario. Si pasa con “el grande”, la interrupción es más grave y el equipo más difícil de cambiar con agilidad.
• Uso más racional de los equipos de impresión. La idea es siempre direccionar mayores volúmenes hacia impresoras de menor coste por copia, y tener impresoras más pequeñas más cerca de los trabajadores para los trabajos más urgentes, de menor volumen o que sean confidenciales. De esta forma el ahorro llega rápidamente a poder observarse.

Modelos mixtos de impresión

Todas las empresas tiene sus propias características y particularidades. No existe una fórmula general de éxito que se pueda implantar a cada empresa o grupo de trabajo. En muchas ocasiones, la opción idónea es un modelo mixto con algún equipo centralizado y diferentes equipos distribuidos en función de las peculiaridades del cliente. 

Este sistema permite direccionar los volúmenes altos hacía equipos de mejor coste por copia y tener equipos más pequeños, más cerca de los trabajadores, para las cuestiones más urgentes, de menor volumen o que garanticen la confidencialidad y la agilidad.

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