Impresión de documentos confidenciales. Recomendaciones de seguridad

Consejos para garantizar la privacidad de sus impresiones

Desde BROTHER nos indican una serie de recomendaciones para garantizar la máxima confidencialidad de los documentos que vamos a imprimir.

En la actualidad, la seguridad de las impresoras va más allá de los documentos impresos, porque estas hacen mucho más que imprimir.

En las manos equivocadas, el equipo podría ser utilizado para acceder a información confidencial contenida en documentos impresos. Los hackers también pueden interceptar archivos de impresión u obtener credenciales de usuario y utilizarlas para acceder a la red de los ordenadores. Además, el uso de discos duros en las copiadoras de algunas marcas son un punto muy sensible para la fuga o apropiación de datos.

Para mantenerse alerta de cualquier riesgo potencial, le recordamos 6 formas de proteger la información impresa:

1.     Elige un lugar seguro: Si el equipo se ubica en un espacio visible en lugar de estar escondida en una estancia separada o en un rincón aislado, podrá estar atento a su actividad. También es un gran elemento disuasorio para los fisgones, lo que es especialmente importante en áreas donde el público puede entrar y salir, como una zona de recepción de un hospital.

2.     Protege el equipo: Si trata con datos confidenciales de forma regular, es interesante proteger físicamente la impresora para que no pueda ser robada fácilmente. Puede sonar un poco extremo, pero insisto en que las impresoras con disco duro pueden almacenar información a la que se puede acceder o interceptar. Independientemente del motivo, si la máquina cayó en las manos equivocadas, también lo hacen los datos que almacena. BROTHER no tiene equipos con disco duro.

3.     Vigila el papel: Restringir el acceso al papel puede sonar obvio, pero esta simple acción podría reducir significativamente el riesgo de robo o fraude. Esto es especialmente importante si se utiliza papel de seguridad preimpreso, por ejemplo, cheques o recetas médicas. Recuerde también destruir el papel con información sensible, una vez que ha sido utilizado.

4.     Descentraliza el riesgo: Si ciertos departamentos manejan datos confidenciales de forma regular,se puede considerar la posibilidad de asignarles una impresora independiente. De esta manera se garantiza de que los documentos confidenciales no sean interceptados fácilmente. La descentralización de la impresión es ya una tendencia consolidada.

5.     Modifica la contraseña: Las impresoras vienen con una contraseña de administrador predeterminada que puede ser fácil de adivinar. Cuando se configure es interesante establecer una contraseña segura que sea única para ese dispositivo.

6.     Usa un equipo seguro: Compruebe que su dispositivo disponga de las características de seguridad que requier su negocio. Las impresoras BROTHER admiten protocolos de comunicación y cifrado. También es una buena idea comprobar si la impresora tiene un bloqueo de configuración para evitar que un usuario no autorizado la pueda cambiar. Si desea aún más control, considere instalar una impresora con un bloqueo seguro de funciones. Esto permite controlar qué usuarios pueden cambiar la configuración o utilizar ciertas funciones con un PIN o una tarjeta de acceso NFC.

Existen algunas funcionalidades que permiten imprimir documentos confidenciales de forma segura. Algunas de sus principales características y beneficios son:

·        Autenticación con tarjeta: Los documentos sólo se imprimen cuando están listos para recogerlos en la impresora. Esto se hace con una tarjeta de identificación con NFC (Near-Field Communications) que libera los documentos para ser impresos cuando se pasa la tarjeta por el equipo. Se trata del PrintSecure+.

·        Administración de permisos sencilla: Los usuarios pueden ser agregados y eliminados en unos pocos pasos sencillos. El administrador puede configurar perfiles personalizados por usuario y se puede conceder acceso individual a algunas o a todas las funciones de la impresora.

·        Impresión segura: Los documentos sensibles sólo se imprimen cuando se libera el trabajo de impresión de la impresora, en este caso mediante un número PIN preconfigurado al ordenar la impresión.

Si requiere más información sobre la seguridad de su sistema informático puede solicitarlo en:

Autogestión Informática

Telf. 93 391 15 15 – Fax 93 391 15 27

Whatsapp 610 25 70 86

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